Ещё совсем недавно грузы перевозились по накладным. С 2016 года условия транспортировки сильно изменились. После внесения поправок в пункт 1 статьи 4 Закона РФ №87 от 30.06.2003 года компании-перевозчики начали требовать документы, содержащие максимально подробную информацию о грузе, сертификаты соответствия, подробные сведения о фактическом отправителе. Но сложной процедура оформления бумаги кажется только в первый раз. Если сохранить в компьютере формы бланков, то процесс пойдет без лишней волокиты.
Процедура отправления и получения грузов
Чтобы юридическому лицу сдать груз для перевозки необходимо проделать ряд операций. Начинается процедура с доставки груза на терминал перевозчика. Если своими силами это сделать не удается, существует возможность заказать доставку до склада, тогда документы будут оформляться по адресу приемки товара. В терминале груз принимает приемосдатчик. Он осматривает упаковку, взвешивает и измеряет габариты отправляемого, проверяет наличие и корректность маркировки. Каждое сданное место должно содержать удобно читаемую информацию о пункте назначения и наименовании организации получателя.
Сотрудник терминала принимает решение о потребности дополнительной упаковки. Всю необходимую информацию заносит в погрузочный талон. На следующем этапе происходит оформление бумаг. Кассир-бухгалтер принимает пакет документов, проверяет достоверность информации и правильность заполнения документов.
После тщательной бухгалтерской проверки отправитель получит на руки:
- экспедиторскую расписку;
- пакет бухгалтерской документации, который включает акт выполненных работ, счета-фактуры;
- страховой сертификат (при условии страхования груза).
Кроме того отправитель имеет право получить номер груза для самостоятельного отслеживания перемещений отправления.
Пакет документов для компании перевозчика
ФЗ "О противодействии терроризму" (в редакции 2016 года) требует, чтобы при оформлении груза были представлены документы, несущие подробные сведения о фактическом отправителе, его полномочиях, адресате, составе груза. Кроме этого, транспортной компании вменяется в обязанность проверка груза на соответствие заявленному описанию, визуальный досмотр содержимого упаковки.
Какие необходимы сопроводительные бумаги
Представитель юр лица предоставляет транспортной компании следующие бумаги:
- Доверенность, заверенную руководителем, и с синей печатью организации-отправителя.
Важно: в случае, когда груз отправляется руководителем фирмы, предоставляется оригинал или заверенная копия протокола собрания об избрании его единоличным исполнительным органом юрлица.
- Документ, удостоверяющий личность, который указан в доверенности.
- Сопроводительные бумаги на отправляемый груз. В документах обязательно отражаются: наименование груза, особенности, свойства, оценочная стоимость. В качестве доказательств принимаются товарные накладные (по форме ТОРГ-12), универсальные передаточные документы, счета-фактуры, упаковочные листы, отгрузочные спецификации, сертификаты или свидетельства. Все документы предъявляются в оригиналах с синей печатью.
Важно: эти документы требуются при транспортировке грузов по территории Российской Федерации и они не передаются получателю. В случае, если есть необходимость вручить бумаги адресату, в груз вкладываются оригинал, а дубликаты передаются представителю перевозчика.
Как написать доверенность
Доверенность для транспортной компании печатается в свободном формате на фирменном бланке организации или даже на обычном листе формата А4. В тексте обязательно указываются следующие позиции:
- наименование организации, основные реквизиты (ИНН/ОГРН);
- дата начала действия доверенности и срок;
- Ф.И.О. и паспортные данные сотрудника, которому вы доверяете отправить груз от имени вашей организации;
- наименование транспортной компании, в которую будет представлена доверенность;
- подпись руководителя организации или лица, которое обладает соответствующими полномочиями;
- дата составления документа.
Документы для получения груза
Для получения груза в транспортной компании юридическому лицу необходимо только предоставить аналогичную доверенность. Оформить ее можно на водителя, экспедитора или другого сотрудника организации. Второй документ, который обязательно запросит ТК, это паспорт лица, указанного в доверке. Вместо паспорта, в качестве документа, удостоверяющего личность, могут выступать военный билет или временное удостоверение личность. Исходные данные и тип документа обязательно прописываются в доверенности.
Наивный вопрос: различаются ли требования к содержанию доверенности у различных ТК?
Все транспортные компании предъявляют единообразные требования к содержанию документа. Поэтому имеет смысл сделать два образца бланков доверенностей (на отправку и получение грузов) и вписывать нужные сведения по ситуации.
Важно: если после написания доверенности у доверителя возникнет желание аннулировать документ, то в этом случае поступают следующим образом. Сначала ставят в известность представителя организации, куда направлялась бумага, затем, при необходимости, запрашивается оригинал. Его можно получить по почте или с курьером.
